E-Rechnung erstellen:
in sechs Schritten.

1. Konto anlegen und Tarif buchen

Registriere dein Unternehmen mit einer erreichbaren E-Mail-Adresse und bestätige diese über die Bestätigungs-E-Mail. Die Registrierung allein ist kostenlos. Anschließend kannst du im Bereich „Zugang & Tarif“ das monatliche PayPal-Abonnement ausdrücklich bestellen.

Der Tarif kostet 5 € pro Monat inklusive Umsatzsteuer und ist monatlich kündbar. Er umfasst ein Unternehmen mit einem persönlichen Login. Die Freischaltung erfolgt nach bestätigter Zahlung.

2. Firmendaten und Logo hinterlegen

Öffne „Unternehmen“ und trage Name, Anschrift und Land ein. Ergänze deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID sowie deine Zahlungsinformationen. Für die ZUGFeRD-Erstellung benötigt das Programm eine der beiden Steuerkennungen. Dein Logo und deine Standardtexte kannst du ebenfalls hinterlegen.

Unter „Dienstleistungen & Stundensätze“ speicherst du häufig verwendete Leistungen mit Einheit und Nettopreis. Das spart Eingaben bei späteren Rechnungen; den Preis kannst du je Rechnungsposition anpassen.

3. Kunden anlegen oder übernehmen

Erfasse deinen Kunden in der Kundenverwaltung mit Name, vollständiger Rechnungsanschrift und Land. Ergänze bei Bedarf die Umsatzsteuer-ID und eine Kontaktperson. Für den direkten E-Mail-Versand brauchst du außerdem die passende Empfängeradresse.

Vorhandene Kundendaten kannst du per CSV-Import übernehmen. Prüfe die Vorschau und die Zuordnung, bevor du den Import bestätigst. Kläre mit deinem Kunden, ob er ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931 akzeptiert.

4. Rechnungsentwurf mit Positionen erstellen

Wähle unter „Rechnungen“ die Erstellung einer neuen Rechnung und den passenden Kunden. Ergänze Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Zahlungsziel und Rechnungstexte. Wähle je Position eine Dienstleistung und erfasse Beschreibung, Menge, Einheit, Preis, Rabatt und Umsatzsteuersatz.

Du kannst mit Netto- oder Bruttopreisen arbeiten. Bei Auslandsrechnungen wählst du die passende Steuerbehandlung ausdrücklich aus und prüfst ihre Voraussetzungen. Das Programm bietet deutsche und englische Rechnungen in EUR. Speichere den Entwurf und prüfe die PDF-Vorschau.

5. Rechnung prüfen und festschreiben

Kontrolliere die Rechnung vor dem Festschreiben anhand dieser Liste:

• Stimmen deine Firmendaten und Steuerkennungen?
• Sind Kunde, Rechnungsanschrift und gegebenenfalls Umsatzsteuer-ID richtig?
• Passen Leistungszeitraum, Mengen, Preise, Steuersätze und Gesamtbetrag?
• Sind Zahlungsziel, Bankverbindung und erforderliche Hinweise korrekt?
• Entspricht der verfügbare ZUGFeRD-Export den Anforderungen des Empfängers?

Beim Festschreiben vergibt MakeInvoiceFast eine fortlaufende Rechnungsnummer und erzeugt das ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Die Rechnung und die verwendeten Stammdaten werden gespeichert. Prüfe deshalb den Entwurf sorgfältig, bevor du ihn festschreibst.

6. ZUGFeRD herunterladen oder per E-Mail senden

Lade die festgeschriebene Rechnung herunter oder verschicke sie direkt aus dem Programm. Für den direkten Versand richtest du unter „Unternehmen → E-Mail-Versand & DATEV“ deinen eigenen SMTP-Mailserver ein. Sende die gespeicherte Originaldatei, damit die eingebetteten XML-Daten erhalten bleiben.

Optional hinterlegst du deine DATEV-Upload-E-Mailadresse. Dieser Versand übermittelt die PDF-Datei als Anhang; er erstellt keinen Buchungsstapel und ist kein API-Import. Nach Eingang der Zahlung markierst du die Rechnung mit dem Zahlungsdatum als bezahlt.

Mehr zum Rechnungsformat

Was in deiner ZUGFeRD-Datei steckt und wie sich ZUGFeRD, XRechnung und gewöhnliche PDFs unterscheiden, findest du in unseren Formatbeschreibungen. Preis und weitere häufige Fragen stehen auf der Startseite.