E-Rechnung: ZUGFeRD,
XRechnung oder PDF?
Nicht jede digitale Rechnung enthält maschinenlesbare Rechnungsdaten. Hier siehst du die Unterschiede und welches Format du mit MakeInvoiceFast erstellen kannst.
Die drei Dateitypen im Vergleich
| Merkmal | ZUGFeRD / Factur-X | XRechnung | Normales PDF |
|---|---|---|---|
| Dateiaufbau | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | Strukturierte XML-Datei | Sichtbares PDF-Dokument |
| Direkt als Dokument lesbar | Ja, als PDF | Mit geeigneter Anzeige | Ja, als PDF |
| Strukturierte Rechnungsdaten | Ja | Ja | In der Regel nein |
| Export mit MakeInvoiceFast | Ja, Profil EN 16931 | Derzeit nicht verfügbar | PDF-Vorschau; neue festgeschriebene Rechnungen als ZUGFeRD |
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die geeignete Software elektronisch verarbeiten kann. Eine gewöhnliche PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht allein dadurch, dass du sie per E-Mail versendest. ZUGFeRD und XRechnung sind zwei gebräuchliche Formate für strukturierte Rechnungsdaten.
ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei
ZUGFeRD verbindet eine PDF-Ansicht mit einem eingebetteten XML-Datensatz. MakeInvoiceFast verwendet ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931. Beim Festschreiben entsteht ein PDF/A-3 mit einer factur-x.xml. Du lädst eine Datei herunter und kannst sie als Anhang versenden.
XRechnung: XML für die strukturierte Verarbeitung
XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat. Anders als ein hybrides ZUGFeRD-PDF enthält die Rechnungsdatei keine eingebettete PDF-Ansicht. Für eine lesbare Darstellung brauchst du eine geeignete Anzeige. Gerade bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind außerdem deren Vorgaben zum Übermittlungsweg und zur Zuordnung relevant.
MakeInvoiceFast erstellt aktuell keine separate XRechnung-XML, verarbeitet keine Leitweg-ID und liefert Rechnungen nicht direkt in Behördenportale ein. Wenn dein Kunde ausdrücklich XRechnung verlangt, ist der vorhandene ZUGFeRD-Export dafür kein Ersatz.
So klärst du die Anforderungen vor dem Erstellen
- Format erfragen: Akzeptiert dein Kunde ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder benötigt er ausdrücklich XRechnung?
- Versand klären: Reicht ein E-Mail-Anhang oder muss die Rechnung über einen bestimmten Kanal übermittelt werden?
- Angaben abstimmen: Welche Referenzen und Kontaktdaten erwartet der Empfänger? Prüfe, ob der Editor diese abbilden kann.
- Vor Versand prüfen: Stimmen Empfänger, Leistung, Beträge und Steuerbehandlung? Verwende für den Versand die festgeschriebene Originaldatei.
Ein importiertes PDF bleibt ein Original-PDF
Du kannst vorhandene Ausgangsrechnungen aus 2026 in MakeInvoiceFast importieren und ihren Zahlungsstatus verwalten. Der Import verändert weder die Originaldatei noch die ursprüngliche Rechnungsnummer. Er ergänzt deshalb auch keine ZUGFeRD-XML in einer gewöhnlichen PDF-Datei.
Weiterführende Originalquellen
Die Formatbeschreibungen und aktuelle Hinweise zu den Anforderungen findest du beim Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und bei der KoSIT zum Standard XRechnung.
Die Angaben zum Funktionsumfang beziehen sich auf MakeInvoiceFast. Die Wahl des Formats richtet sich auch nach deinem konkreten Geschäftsvorgang und den Vorgaben des Empfängers.